POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le groupe ORSYS (ORSYS Formation, ORSYS Institut, ORSYS Belgique, ORSYS Luxembourg, ORSYS Suisse, ORSYS Digital School et ITTCert) est soucieux de la protection des données personnelles de ses clients. Il s'engage à assurer le meilleur niveau de protection en conformité avec les réglementations européennes et françaises qui lui sont applicables en matière de protection des données personnelles.

Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission Informatique et Liberté www.cnil.fr.

Quels sont nos principes en matière de traitement des données personnelles ?

Au regard de la réglementation en vigueur, les traitements de vos données personnelles effectués par ORSYS s’appuient sur les principes suivants :

Les données collectées sont proportionnelles aux finalités des traitements.
Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes.
Les traitements sont licites, loyaux et transparents.
Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité, tant organisationnelles que techniques.

Qui est le responsable du traitement de mes données personnelles ?

On appelle responsable du traitement la société qui définit pour quel usage et comment vos données personnelles sont utilisées. Pour les données personnelles collectées sur nos sites Web et applications mobiles, ou lors de vos contacts avec nos équipes commerciales (études de besoin, commandes, suivis de dossiers…), le responsable du traitement est :

ORSYS
1 Parvis de la Défense,
La Grande Arche Paroi Nord 92044 Paris LA DEFENSE CEDEX
RC Nanterre: 482 761 160

Pourquoi ORSYS collecte mes données personnelles

ORSYS utilise vos données personnelles principalement pour les finalités suivantes :

La gestion des commandes de formation et de la relation client, la réalisation effective des formations
Nos clients sont pour la très grande majorité des entreprises privées et des organismes publics, et quelques fois des particuliers. Nous avons besoin des informations qui vous concernent pour la gestion des commandes de formation professionnelle passées par votre employeur, ou par vous-même, et les suites de celle-ci. Par exemple : l’inscription à une session de formation inter, intra ou à une session e-learning ; l’envoi de vos convocations ou de vos identifiants de connexion à notre plateforme LMS (Learning Management System) ; l’accueil dans nos centres et salles de formation ; la réalisation de la prestation de formation et le suivi des périodes de formations effectuées ; l’évaluation des connaissances ; le suivi de la relation client tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction ; la gestion des réclamations et du service après-vente.
La personnalisation de nos services et les messages que nous vous adressons
Les données vous concernant nous permettent d'améliorer les services que nous vous proposons et les communications que nous vous adressons. Par exemple : nous pouvons vous adresser des emails personnalisés ou vous recommander des formations qui correspondent à vos besoins professionnels.
La connaissance client, les statistiques et les performances de notre site
Nous pouvons utiliser des données anonymes pour analyser l'activité de notre site et améliorer les services que nous proposons. Nous effectuons des mesures d'audience, nous mesurons par exemple le nombre de pages vues, le nombre de visites du site, ainsi que l'activité des visiteurs et leur fréquence de retour.
Nous pouvons utiliser les données vous concernant pour établir des statistiques internes liées à votre relation commerciale avec ORSYS.

Quelles sont les données personnelles qui sont collectées me concernant ?

Quelles données ?

Concernant nos clients, prescripteurs de formation (interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines, acheteurs, directeurs et managers opérationnels), les données personnelles collectées et traitées sont principalement les noms, prénoms et coordonnées professionnelles (entreprise, fonction, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone), quelques données de connexion, l’historique de commandes, et toute autre information communiquée spontanément si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

Concernant les participants aux formations ORSYS, les données personnelles sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du participant lui-même lors de l’inscription. Il s’agit principalement du nom, du prénom, des coordonnées professionnelles (nom de l’employeur, profession, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone), de quelques données de connexion, des évaluations des formations suivies, des auto-évaluations sur l’acquisition des connaissances, et toute autre information communiquée spontanément si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

La collecte des données du participant auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés.
La collecte des données auprès du participant lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail. Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l’action.
Le cas échéant, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, ORSYS peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé de la formation.
Ces informations ne sont conservées que jusqu'à la fin de la formation. Elles sont alors retirées de nos systèmes et nous n’en gardons aucune trace.

Quand

Nous collectons les informations que vous nous fournissez notamment quand :

Pour les prescripteurs de formation (interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines, acheteurs, directeurs et managers opérationnels…)

Vous demandez la création d’un compte client Espace Pro.
Vous effectuez une commande sur l’un nos sites Web, applications mobiles ou auprès de nos équipes commerciales (email ou formulaires Web).

Pour les particuliers

Vous complétez un dossier d’admission pour notre école en alternance.

Pour les personnes qui suivent une formation ORSYS ou chez ORSYS Digital School

Vous utilisez un compte MyOrsys ou NetYpareo pour récupérer les ressources pédagogiques d’une formation que vous avez suivie.
Vous évaluez une formation que vous avez suivie.
Vous naviguez sur nos sites Web et applications mobiles et consultez nos produits de formation.
Vous contactez notre Service Client.

Pour tous

Vous soumettez une demande d’information.
Vous nous envoyez une demande d’inscription à l’un de nos évènements gratuits

Lors d’une collecte en ligne, le caractère obligatoire ou facultatif des données vous est signalé par un astérisque.

ORSYS peut également être amené à collecter des données de prospects :

dans le cadre d’achat de données via des bases de données de partenaires externes, en conformité avec le RGPD.
dans le cadre d’évènements professionnels (salons et webinars) : les données collectées sont les noms, prénoms et coordonnées professionnelles (entreprise, fonction, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone).

Dans les deux cas, un email d’accusé de réception est adressé à l’adresse email collectée, pour informer de notre démarche et offrir une possibilité immédiate d’opposition.

dans le cadre d’abonnement à nos contenus « blog » : nos prospects peuvent demander à recevoir nos emails commerciaux, selon les thématiques de formation qui les intéressent. Ils sont alors invités à déposer leur email professionnel et sélectionner simplement les catégories de contenu auxquelles ils souhaitent être abonnés.

Quelles sont les communications que je suis susceptible de recevoir ?

Emails de service
Suite à une commande ou dans le cadre de la gestion d'un contrat vous recevrez des emails afin de vous permettre de suivre votre commande ou l'exécution de votre contrat (confirmation de commandes, organisation des formations, récupération des documents administratifs...). Ces messages de service sont nécessaires à la bonne exécution des commandes et services que vous avez sollicités. La réception de ces informations n'est pas liée aux choix que vous aurez exprimés pour la réception des communications à vocation commerciale.
Emails commerciaux et newsletters
En devenant client, si vous ne vous y êtes pas opposé, ou en tant que prospect (salon, webinar, blog…), vous pourrez recevoir des informations et offres d’ORSYS par email. Ces messages vous permettent de vous tenir informé de l'actualité d’ORSYS, de l’évolution de son offre de formation, du remplissage des sessions, et d’événements (présence à des salons professionnels, conférences ou webinars). Nous mesurons systématiquement le taux d'ouverture et taux de clic de ces envois, afin de les adapter au mieux à vos besoins.
Courriers postaux
Si vous ne vous y êtes pas opposé, vous pourrez recevoir des offres et informations par courrier, par exemple nos catalogues généraux ou thématiques.

Sur quelle base légale et pour quelles durées mes données personnelles sont-elles traitées ?

Le traitement de vos données personnelles est justifié par différents fondements (base légale) en fonction de l'usage que nous faisons des données personnelles. Vous trouverez ci-dessous les bases légales et durées de conservation que nous appliquons à nos principaux traitements.

Bases légales des traitements

Parmi les bases légales applicables :

Le contrat : le traitement des données personnelles est nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous avez consenti.
Le consentement : vous acceptez le traitement de vos données personnelles par le biais d'un consentement exprès (case à cocher, contact email ou téléphonique avec votre commercial ORSYS). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
L'intérêt légitime : ORSYS a un intérêt commercial à traiter vos données qui est justifié, équilibré et ne vient pas porter atteinte à votre vie privée. Sauf exception, vous pouvez à tout moment vous opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime en le signalant à ORSYS.
L'obligation légale : le traitement de vos données personnelles est rendu obligatoire par un texte de loi.

Durées de conservation

La plupart des données (informations de votre compte client, historique de commandes…) sont conservées tant que vous êtes un client « actif » et pendant une durée de 5 ans à compter de votre dernière activité. Vos données sont ensuite archivées avec un accès restreint pour une durée supplémentaire pour des raisons limitées et autorisées par la loi (paiement, demandes d’anciens documents comme une attestation de formation ou un diplôme...). Passé ce délai, elles sont supprimées.

Finalité du traitement	Base légale	Durée de conservation en base opérationnelle	Archivage	Observations utiles
Gestion des tests de prérequis	Intérêt Légitime	le temps de l'évaluation	5 ans à compter de la date de l'évaluation	Evaluation des candidats afin de savoir si ils ont bien le niveau pré-requis pour suivre les formations
Gestion du site web	Intérêt Légitime	le temps du traitement de la demande
Utilisation du compte Espace Pro (pour les prescripteurs) ou MyOrsys ou NetYpareo (pour les participants)	Contrat	5 ans à compter de la dernière activité	5 à 10 ans	Un client prescripteur est actif par exemple lorsqu'il procède à un achat, récupère des documents administratifs ou se connecte à son compte Espace Pro. Un client participant est actif lorsqu’il a suivi une formation ou se connecte à son compte utilisateur (MyOrsys ou NetYpareo).
Gestion des clients prospects	Intérêt légitime	3 ans à compter de la dernière activité	5 ans à compter de la fin du contrat	Dans le cadre de la gestion de votre compte client, vous pourrez recevoir des communications papiers ou électroniques d’ORSYS concernant ses produits ou services.Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
Envoi de messages en B2B par email (prospection commerciale électronique) par ORSYS	Intérêt légitime	3 ans à compter de la dernière activité	N/A	Dans le cadre de la gestion de votre compte client, vous pourrez recevoir des communications électroniques d’ORSYS concernant ses produits ou services. Vous pouvez vous y opposer dès la création du compte puis à tout moment.
Envoi de messages en B2C par email (prospection commerciale électronique) par ORSYS	Consentement	3 ans à compter de la dernière activité	N/A	Dans le cadre de la gestion de votre compte client, vous pourrez recevoir des communications électroniques d’ORSYS concernant ses produits ou services. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Partage des données au sein du groupe ORSYS à des fins de connaissance client	Intérêt légitime	5 ans à compter de la dernière activité	5 à 10 ans	Vous pouvez signaler à tout moment votre opposition au partage des informations au sein du groupe ORSYS par courrier postal ou électronique.
Gestion des recrutements des candidats	Pré-contractuel	le temps du recrutement + 36 mois à compter de la dernière activité	5 ans à compter de la collecte du CV	Traitement des candidatures des étudiants et gestion des entretiens ; cinq ans le délai de prescription de l’action en réparation du préjudice résultant d’une discrimination
Gestion des relations avec les entreprises d’apprentissage	Contrat	le temps du contrat	5 ans à compter de la fin du contrat	Gestion du dossier des entreprises, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés.

Quelles sont les mesures prises pour sécuriser mes données ?

ORSYS prend des mesures techniques et organisationnelles pour interdire l'accès non autorisé ou la divulgation de données :

L’accès à nos locaux et à nos environnements informatiques sont sécurisés.
L’accès, le partage, et le transfert de données sont sécurisés.
Nos collaborateurs amenés à accéder aux données personnelles sont formés aux exigences de confidentialité.

Qui sont les destinataires de mes données ?

Transmission de données à des sous-traitants

Les données que nous collectons peuvent être transmises aux prestataires (sous-traitants) auxquels ORSYS fait appel pour la réalisation de ses formations dans le cadre des finalités mentionnées ci-avant, principalement dans le cadre de la réalisation effective des formations en présentiel ou en distanciel.

Partage des données au sein du groupe ORSYS

Les données vous concernant peuvent également être transmises aux autres sociétés filiales du groupe ORSYS à des fins d'étude et de connaissance client. Pour connaître la liste à jour des entités du groupe susceptibles d'être destinataires de vos données vous pouvez en faire la demande.

Partage des données avec des tiers

ORSYS partage uniquement vos données, et à minima, avec les prestataires nécessaires à la réalisation de ses formations et avec des sociétés qui collectent et certifient des Avis Clients. Dans ce dernier cas les données échangées (votre prénom, la première lettre de votre nom, votre avis sur l’une de nos formations) ne permettent pas de vous identifier de façon nominative.

Comment exprimer mes choix sur l'usage de mes données ?

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou formuler une opposition concernant les usages de vos données :

Par email à rgpd@orsys.com
Par courrier à l'adresse : ORSYS, Traitement des données personnelles, 1 Parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense.
Si vous possédez un compte, en ligne dans votre Espace Pro (pour les prescripteurs de formation) ou dans votre MyOrsys (pour les participants à nos formations).

Tous nos emails publicitaires contiennent un lien de désinscription, vous permettant d’exprimer à tout moment votre opposition à l’utilisation de votre adresse email.

Quels sont mes droits au regard de l'utilisation des données personnelles ?

ORSYS dispose d'un Délégué à la Protection des données personnelles (DPO) chargé de garantir la protection des données personnelles. Vous pouvez contacter le DPO d’ORSYS à l'adresse dpo@orsys.com (hors exercice de vos droits qui s'effectuent principalement à l'adresse rgpd@orsys.com)

Mes données sont-elles transférées en dehors de l'Union Européenne ?

Vos données collectées dans le cadre de votre relation commerciale avec ORSYS ne sont pas transmises en dehors de l’Union Européenne.

Qu'en est-il des données personnelles des mineurs ?

Les services d’ORSYS ne sont pas destinés aux mineurs, en conséquence ORSYS ne traite pas de données concernant spécifiquement les mineurs.

Quels sont les Cookies utilisés ?

Les cookies utilisés par www.orsys-formation.com nous permettent de collecter de manière vos données de fréquentation :
- pour nous aider à comprendre comment vous utilisez notre site et ainsi améliorer votre expérience utilisateur ;
- pour vous proposer des contenus publicitaires personnalisés.

Plusieurs types de cookies peuvent être installés :

- Les cookies techniques de navigation :
Les cookies techniques sont ceux utilisés tout au long de la navigation qui sont soit strictement nécessaires à la fourniture du site, soit permettant de faciliter et d’exécuter certaines fonctions sur le site. Un cookie technique permet par exemple d’enregistrer le type et la version de votre navigateur, les dates et heures de votre visite, vos identifiants de connexion, l’historique et le contenu de vos commandes y compris en cas de commande non finalisée. Ainsi, lors de vos connexions suivantes, il n’est plus nécessaire de saisir certaines de vos informations une nouvelle fois.

- Les cookies de mesure d’audience :
Les cookies de mesure d’audience permettent d’établir des statistiques de fréquentation, évaluer l’ergonomie du site mais également de détecter des problèmes de navigation dans le site ou encore d’organiser certains contenus.

Cookies utilisés :
- Google Analytics : pour analyser les statistiques d’utilisation de notre site
- Hotjar : pour analyser les comportements d’utilisation de notre site

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Les cookies publicitaires permettent de reconnaitre un utilisateur qui revient sur le site ou consulte un autre site internet. Grâce à ces cookies, il est possible d’effectuer le suivi des visiteurs au travers du site Web. Le but est d'afficher des publicités les plus pertinentes pour l’utilisateur selon ses centres d’intérêt.

Des tiers (notamment des régies publicitaires, des réseaux sociaux, des prestataires de services tels que des services de retargeting ou encore d’analyse comportementale) peuvent également utiliser des cookies sur lesquels. Ces cookies peuvent avoir pour finalité d’analyser les performances ou de permettre un ciblage adapté des publicités qui s’affichent sur le navigateur internet. Des informations sur l'utilisation du site ORSYS sont mises à disposition de ces tiers, qui peuvent combiner celles-ci avec d'autres informations qu'ils ont eux-mêmes collectées lors de votre utilisation de leurs services.

Cookies utilisés :
- Google Ads : pour identifier les visiteurs en provenance du moteur de recherche Google
- Facebook : pour identifier les visiteurs en provenance de ce site
- LinkedIn : pour identifier les visiteurs en provenance de ce site
- Instagram : pour identifier les visiteurs en provenance de ce site
- Twitter : pour identifier les visiteurs en provenance de ce site
- Dialog Insight : pour identifier les visiteurs en provenance de nos emails publicitaires

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>>En savoir plus : documentation Safari

N’hésitez pas à consulter le site de la CNIL au sujet de vos droits en la matière https://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/

Date de la dernière mise à jour : 06/02/2023